Cinco claves para organizar un evento memorable

Una inauguración, una charla temática, o una celebración, tiene como intención principal generar una experiencia inolvidable para todas las personas, ¿no crees­? Si tienes la sensación de estar cómodo, bien atendido y con tus necesidades cubiertas, creas un estado de ánimo positivo y alegre. En consecuencia, reaccionas con optimismo, tienes ganas de conocer a otras personas y de aprender cosas nuevas.

Llevarse una grata experiencia que permanezca en tu memoria por tiempo indefinido únicamente se da cuando todo está cuidado hasta el último detalle, formando parte de un ensamblaje perfectamente coordinado.

En un evento intervienen muchas personas y se ha de pensar en todas ellas, no solo en los asistentes, sino también en aquellos que lo hacen posible, los que están detrás en todo momento. Muchas veces son los grandes olvidados y por eso, tenerlos presentes en la creación del evento, supone la diferencia entre disfrutar con el trabajo o tomarlo como una rutina, como otro evento más, sin mayor gloria. Esto repercute en la memoria colectiva.

EL ESPACIO COMO ELEMENTO CLAVE

Estos últimos días he estado de un lado para otro asistiendo a diversos eventos de promoción, presentaciones y desarrollo de iniciativas. Y en todos ellos he visto la poca importancia que se le da al espacio en el que se desarrolla el evento, que al final, es el responsable del bienestar de las personas.

Cuando te sientes a gusto en un lugar, tu reacción siempre es positiva. Si el entorno no es el adecuado, se produce una sensación de dejadez o falta de interés.

El escenario donde se desarrollan este tipo de eventos tiene como misión principal captar la atención de todo oyente. Es ahí donde el ponente tiene la oportunidad de comunicar su filosofía, su visión. Pero no sólo eso, los asistentes deben sentirse a gusto y las personas que trabajan, también. Se debe garantizar su comodidad.

De esta manera, se activa la curiosidad y la creatividad de todos dentro de un marco de bienestar. Cuanto mejor conectas, mejor es la respuesta de tus interlocutores.

 

CÓMO CREAR UNA BUENA PUESTA EN ESCENA PASO A PASO:

Generar un ambiente inolvidable y alcanzar el deseado efecto wow tiene que ver con diversos factores.

Imagina que tienes que organizar una jornada temática en tu empresa y quieres que personas influyentes y afines a tu sector den una charla con el fin de captar posibles clientes o seguidores. El evento tendrá ponentes, público y profesionales (cámaras, cátering, etc.)

¿Has pensado en cada una de esas personas en el transcurso del evento?

Comodidad, facilidad, funcionalidad, diseño… son factores a tener en cuenta para cada grupo, pero no los únicos. En mi última asistencia como público a una charla, el cámara estaba en el pasillo, justo a mi lado. Su logística era un trípode con una cámara, por lo que supuestamente no necesitaba nada más. Sin embargo, no tenía un lugar para dejar sus cosas, apuntar, o posar su ordenador. Así que en el descanso aprovechó mi asiento para ello. ¿Alguien pensó en sus necesidades? Evidentemente no.

Crear envolventes agradables implica tratar el evento como un todo, donde confluya la confortabilidad del ponente, su audiencia y los profesionales que lo hacen posible.  Y estas son las cinco claves imprescindibles para un evento consciente:

 

1. SELECCIÓN DEL ENTORNO:

Encontrar el lugar adecuado para un evento concreto pasa por elegir bien el entorno. Hay que observar cómo es el ambiente exterior, el aspecto de sus calles y alrededores, los servicios que ofrece el barrio y la facilidad para llegar a él. Un entorno deprimido o una ubicación de difícil acceso, genera malestar por el aspecto envolvente y por la pérdida de tiempo al no saber llegar a la primera. El entorno es la antesala al evento, la primera toma de contacto y el primer vínculo emocional con el evento.

 

2. CONFIGURACIÓN CONSCIENTE DEL LOCAL:

Según sea la finalidad del evento, hay que analizar si la distribución interior permite fomentar los objetivos, o por el contrario, los perjudica. Una distribución consciente, es aquella que apoya el objetivo principal, con una buena orientación del acceso principal y una disposición interior que ofrece las características necesarias a nivel físico y energético para llevar a cabo el evento con éxito.

Es fundamental un hall amplio, donde las personas puedan saludarse y despedirse y un espacio principal enfocado en el objetivo principal, que influya positivamente en el desarrollo del evento y favorezca la venta, los contactos, las relaciones o el aprendizaje. Todo esto es posible conocerlo a través de un análisis previo.

 

3. SELECCIÓN DE FECHA PROPICIA:

Otra de las claves fundamentales es la elección de la fecha más adecuada para organizar un evento.

La mayor parte de los eventos se fechan en función de la disponibilidad de las personas o del espacio donde se va a realizar. Pero lo que la mayor parte desconoce es que la selección de la fecha más indicada para una determinada actividad puede suponer el éxito hasta un nivel que ni siquiera imaginas. Es ser consciente del poder del momento y del lugar apropiados. Te sonará el dicho popular, pero es realmente así.

Una inauguración en una fecha óptima a efectos de prosperidad y expansión, ofrece un poder multiplicador a largo plazo. No cualquier fecha es válida, apenas hay un par de ellas al año que son óptimas, pero también hay muchas otras que garantizan una experiencia única y satisfactoria para los organizadores, según el tipo de actividad. Para ello es necesario una serie de cálculos, que determinan la fecha idónea.

 

4. AMBIENTE INTERIOR:

Recuerdo un evento de bloggers de moda el año pasado, donde la imagen es uno de los pilares fundamentales. Pues bien, a la hora de fotografiar a los invitados en el escenario, era difícil realizar una buena instantánea porque la iluminación era inadecuada y las paredes estaban llenas de desconchones.

A veces con un foco de calidad bien situado y un diseño creativo (tela, papel o elemento decorativo) ubicado estratégicamente, elimina los posibles desperfectos que no haya dado tiempo a eliminar.

Otra fijación que tengo son los flujos, es decir, los desplazamientos de cada una de las personas a lugares concretos con facilidad, de manera muy intuitiva y sin molestar por el paso a otras personas. Esto es complicado, pero puede hacerse. El acceso al lugar principal es mejor que sea desde un lateral en la parte de atrás, en el caso de que haya sillas frente al escenario. Cuando el acceso se hace por delante o por donde está el escenario, hay choque de flujos por parte del público que accede, de los ponentes, de los grupitos que se van formando para saludarse, y esto es un caos.

La disposición del mobiliario de stands y cátering también hay que tenerlo en cuenta. Muchas veces se colocan las mesas de aperitivos en los laterales, de forma lineal y con un solo frente accesible. Esto supone dos problemas, aglomeración (si hay hambre) o poca concurrencia, cuando hay interés en hacer contactos y se forman grupos en el centro. Lo ideal es un recinto destinado al aperitivo, con la mesa accesible en todos sus lados.

5. PERSONAS INFLUYENTES:

El poder de convocatoria de un evento se realza con la participación de personas influyentes y conocidas que encajen con la filosofía del evento y aporten valor a la temática. No siempre tienen que ser personas del mismo perfil, sino personas que tengan un perfil distintivo y que sepan comunicar.

Un error muy común es que los invitados realicen una charla de una duración de más de 60 minutos exponiendo su libro, cuando está demostrado que el cerebro permanece atento al 100% durante menos de 20 minutos. Por eso, lo ideal es intercalar charla con la interacción del público o muestra de imágenes que apoyen a charla. Las charlas TED son muy certeras en este aspecto.

Pero no hay que olvidar que el hecho de que el invitado, el ponente o el trabajador se sienta a gusto, depende de su entorno, de lo que percibe de él. Cuando el recinto ofrece protección tanto a nivel físico como emocional, gran parte del trabajo está hecho. ¿No crees?